Послуга

Автоматизація бізнес-процесів, які досі роблять руками

Менеджер щодня переносить замовлення з сайту в 1С, а звідти в таблицю складу. Десь по дорозі губиться цифра, і дізнаєтесь ви про це від клієнта. Автоматизація бізнесу зв’язує ваші програми, щоб дані йшли самі, а люди бачили лише винятки. Покажіть свій процес, і ми скажемо, що зв’язати першим.

Що автоматизуємо

Зв’язки між системами, які прибирають ручну роботу

Типові задачі, з якими до нас приходять

  • Інтеграція з 1С. Синхронізація товарів, залишків, цін і замовлень між сайтом/магазином і 1С без ручного перенесення. Двостороння або одностороння — залежить від потреби.
  • Підключення платіжок. LiqPay, Fondy, ПриватБанк, Monobank: вебхуки, статуси платежів, автоматичне підтвердження замовлень.
  • Нова Пошта API. Автоматичне створення ТТН при оформленні замовлення, трекінг, повернення.
  • CRM-інтеграція. Заявки з сайту, форми, кошик — прямо в CRM без копіювання. KeyCRM, Apros CRM або ваша система.
  • Telegram-боти для процесів. Сповіщення менеджерів при нових замовленнях, нагадування, внутрішні команди. Не чат-бот для клієнтів, а інструмент команди.
  • Workflow між системами. Замовлення на сайті → 1С → склад → відправка → СМС/email клієнту → закриття рядка у CRM. Один ланцюг замість п’яти ручних кроків.
  • Зв’язки під ваш стек. Внутрішні системи компанії й сервіси партнерів, у яких є API. Якщо є документація — підключимо.

Вартість

Скільки коштує автоматизація і що входить у ціну

Ціну визначає не «автоматизація взагалі», а кількість систем у ланцюгу і те, як вони віддають дані. Починаємо з одного ланцюга, наступний додаємо, коли перший себе виправдав.

  • 01
    Одна інтеграція
    1–2 зв’язки між системами. Форма сайту → CRM, оплата → статус замовлення, сповіщення в Telegram
    15 000 ₴ – 40 000 ₴
    $360 – $9601–3 тижні
  • 02
    Ланцюг процесу
    Кілька систем або процесів від заявки до відвантаження: облік, склад, ТТН, повідомлення клієнту
    60 000 ₴ – 180 000 ₴
    $1 450 – $4 3404–10 тижнів
  • 03
    Супровід автоматизацій
    Щомісяця. Стежимо за обміном і правимо зв’язки, коли сервіс змінив свої правила
    5 000 ₴ – 15 000 ₴
    $120 – $360щомісяця

Суму фіксуємо після розбору процесу й карти систем, оплата поетапна. Нову функцію посеред роботи оцінюємо окремо й погоджуємо до початку. Платні сервіси сторонніх компаній (платіжки, доставка, облік) оплачуєте за їхніми тарифами.

Описати процес у брифі

Як ми працюємо

Чотири кроки — карта автоматизації у комплекті

  1. Розбір процесу

    Дзвінок або зустріч: описуємо поточний ланцюг кроків, рахуємо, скільки часу і де витрачається. Часто виявляється, що автоматизувати треба не те, про що спочатку говорили. На виході: список процесів, пріоритет за трудозатратністю і вартістю автоматизації.

  2. Карта автоматизації

    Технічна схема: які системи, які API, де живуть дані, як вони мають перетікати. Затверджуємо до початку розробки — щоб не переробляти після. На виході: схема інтеграцій + технічне завдання + фіксована сума пілоту.

  3. Пілот

    Реалізуємо один або два ключові ланцюги — не весь обсяг одразу. Пілот дає реальний результат за менші гроші і підтверджує, що підхід правильний. На виході: робочий пілот + вимірюваний результат (час або кількість ручних дій до/після).

  4. Масштабування

    Якщо пілот підтвердив цінність — розширюємо на інші процеси. Якщо ні — чесно говоримо і зупиняємось. Не тягнемо контракт заради контракту. На виході: звіт і рекомендації щодо наступних ланцюгів.

Часті питання

Що запитують перед стартом

Розібрати процес

Покажіть вашу рутину — скажемо, де в ній гроші

  • 30 хвилинОнлайн-зустріч 1:1
  • Зручний форматВідео або дзвінок
  • Фокус на рішенніПрактичні відповіді

Детальніше

Які процеси автоматизувати першими і скільки це коштує

Де ручний ланцюг втрачає час і гроші

Коли заявку, замовлення чи залишок переносять руками, бізнес втрачає на трьох речах. Та сама цифра живе у двох системах і рано чи пізно розходиться. Заявка з форми потрапляє в CRM аж наступного дня. А під час перенесення хтось вписує не ту адресу чи не той залишок. Автоматизація бізнесу прибирає всі три втрати, бо в кожної цифри лишається одне джерело правди.

Заявки, оплати, ТТН і залишки без ручного перенесення

Заявка з форми сайту йде в CRM, а менеджер отримує сповіщення в Telegram. Оплата через LiqPay чи Fondy сама змінює статус замовлення. Замовлення створює ТТН Нової Пошти, і клієнт отримує трек-номер. Залишки й ціни з 1С потрапляють на сайт, а замовлення повертаються в облік. Звіт із кількох таблиць збирається сам за розкладом, а рахунок чи акт створюється з картки угоди.

Людині лишається перевіряти винятки. Докладніше в статті про те, як влаштована workflow-автоматизація. Коли треба зрозуміти зміст звернення, простого правила замало, і таку роботу беруть AI-агенти.

Магазин, ресторан, клініка й сервіс — що зв’язують у кожному

Інтернет-магазину потрібні облік, оплата й доставка в одному потоці. У Gadgik оплата йде через LiqPay, доставка — Новою Поштою з власним модулем точок видачі. У Rollershop підключена оплата частинами через monobank і LiqPay.

Автоматизація ресторанного бізнесу починається із замовлень. Те, що гість оформив через сайт ресторану, одразу йде на кухню, а бронювання приходять у Telegram чи на пошту. У медицині запис на сайті клініки зв’язують із Helsi. Сервісна компанія передає заявку виконавцю, а після роботи отримує акт без ручного заповнення.

Від чого залежить ціна і чому починати з одного ланцюга

Простий сценарій на 1–2 зв’язки коштує 15 000–40 000 грн і займає 1–3 тижні. Ланцюг із кількох систем чи процесів обходиться в 60 000–180 000 грн і 4–10 тижнів роботи. Супровід — 5 000–15 000 грн на місяць.

Вартість автоматизації бізнес-процесів залежить насамперед від кількості систем у ланцюгу і від того, чи мають вони документований API. Далі важать напрям обміну, в один бік чи в обидва, і кількість винятків, які треба обробити. Суму фіксуємо, коли складемо карту автоматизації, оплата поетапна. Почати можна з одного зв’язку і вже на ньому побачити, чи варто йти далі. Щоб отримати оцінку, досить описати процес у брифі.

Спершу порядок у процесі, потім автоматизація

Процес, який роблять раз на тиждень за кілька хвилин, автоматизувати за серйозний бюджет немає сенсу. Щоденний процес, що забирає години двох людей, — інша справа. Якщо кроки ще не описані й кожен робить по-своєму, автоматизація лише закріпить хаос. Тому спершу впорядковуємо кроки.

Автоматизація бізнес-процесів підприємства з кількома відділами теж починається з одного ланцюга. Пілот, замір результату, потім наступний ланцюг. Як бізнес зазвичай проходить цей шлях сам, розповідаємо в статті про п’ять рівнів автоматизації.

Коли вистачить Zapier, а коли потрібна інтеграція під вас

Міняти програми здебільшого не доводиться. Готового сервісу на кшталт Zapier чи Make вистачає, коли ланцюг простий і обидві системи його підтримують. Якщо ваш процес такий, скажемо про це на розборі, і ви зберете його самі. Інтеграція під вас — коли треба зв’язати те, що вже працює, обробити винятки чи налаштувати обмін в обидва боки. Для старої 1С чи системи без API є вивантаження за розкладом або проміжний шар.

Якщо CRM у вас ще немає, почніть із впровадження CRM. Кабінет клієнта чи внутрішній сервіс — це вже веб-додатки.

Наші власні заявки теж ніхто не переносить руками

Кожен лід із цього сайту проходить через нашу Apros CRM. Заявка з форми одразу потрапляє в канбан угод, авторозподіл призначає менеджера, Telegram сповіщає. Автоматизації там запускаються за подією, розкладом або вебхуком. APROS Sync тримає товари й замовлення WooCommerce синхронними з CRM.

Сайти й системи для бізнесу робимо з 2016 року, на рахунку понад 500 проєктів. Офіси в Харкові й Києві. Покажіть свою рутину у формі нижче, і ми разом розберемо процес.