Автоматизация бизнеса, где цифры не теряются по пути

Где теряются время и деньги

Ручная цепочка теряет в трёх местах. Один заказ живёт в CRM, в 1С и в таблице склада, и цифры в них расходятся. Заявка лежит в почте до утра, а клиент тем временем может написать конкурентам. И при переносе менеджер ошибается: не та сумма, не тот адрес, неверный остаток.

Автоматизация нужна, чтобы у данных был один источник правды. Остальные системы берут их оттуда, а не из рук менеджера.

Заявки, оплаты и ТТН, которые менеджер больше не переносит

Набор связок почти у всех похож. Заявка из формы попадает в CRM, а менеджер получает сообщение в Telegram. Оплата через LiqPay или Fondy сама меняет статус заказа. Заказ превращается в ТТН Новой Почты, и клиент получает трек-номер без звонка. Остатки и цены из 1С идут на сайт, а заказы возвращаются в учёт. Отчёт из нескольких таблиц собирается сам по расписанию, а счёт или акт — из карточки сделки.

Во всех этих случаях человек перестаёт переносить данные и проверяет только исключения. Так выглядит автоматизация бизнес-процессов интернет-магазина и любой компании, где заказ проходит через несколько программ. Подробно о том, как устроена workflow-автоматизация, мы писали отдельно. Если нужно понимать смысл письма или звонка, это уже ИИ-автоматизация бизнеса, и её делают ИИ-агенты.

Магазин, ресторан, клиника и сервис — что связывают в каждом

Для бизнеса, который продаёт в интернете, интернет-магазин — центр цепочки из учёта, оплаты и доставки. В магазине Gadgik подключены оплата LiqPay, доставка Новой Почтой и свой модуль пунктов выдачи. В Rollershop работает оплата частями через monobank и LiqPay.

Автоматизация ресторанного бизнеса начинается с заказа. С сайта ресторана он уходит на кухню, а бронирования приходят в Telegram или на почту. Можно ли отправить заказ прямо в учётную систему кухни, зависит от самой системы, это проверяем на брифе. У клиники главная цепочка — запись с сайта клиники в медицинскую систему, например Helsi. В сервисной компании заявка сама уходит исполнителю, а после работы из неё собирается акт.

От чего зависит цена и почему выгоднее начать с одной цепочки

Простой сценарий на одну-две связки стоит 15 000–40 000 грн и занимает 1–3 недели. Комплексный проект на несколько процессов — 60 000–180 000 грн и 4–10 недель. Сопровождение обходится в 5 000–15 000 грн в месяц.

Цену двигают четыре вещи: сколько систем в цепочке, есть ли у них документированное API, идёт ли обмен в одну сторону или в обе и сколько исключений придётся обработать. Сумму фиксируем после карты автоматизации, оплата поэтапная. Новую функцию посреди работы оцениваем отдельно и согласуем с вами до начала. Начать можно с одной связки и уже на ней увидеть, стоит ли идти дальше. Чтобы заказать автоматизацию бизнес-процессов без долгой переписки, достаточно описать процесс в брифе: с чего он начинается и между какими системами идёт.

Сначала оптимизация процесса, потом автоматизация

Автоматизировать стоит не всё. Процесс, который раз в неделю занимает несколько минут, дешевле и дальше делать руками. Если он повторяется каждый день и забирает часы двух людей, это кандидат. Бывает и третий случай: процесс не описан, и каждый делает по-своему. Тогда автоматизация закрепит хаос, поэтому оптимизация и автоматизация бизнеса идут именно в таком порядке.

Комплексная автоматизация бизнеса одним заходом — плохая идея даже для большой компании. У предприятия с несколькими отделами автоматизация бизнес-процессов тоже начинается с одной цепочки. Пилот показывает, работает ли подход на ваших данных, и только потом мы берём следующую цепочку. Какие бывают пять уровней автоматизации, от таблиц до своего кода, мы разобрали в статье.

Когда хватит Zapier, когда нужна новая программа, а когда связка

Путей три. Готовый сервис-коннектор вроде Zapier или Make подойдёт, если цепочка простая и ваши сервисы его поддерживают. Если ваш процесс как раз такой, скажем об этом на разборе, и вы соберёте его сами. Новая программа для автоматизации бизнеса нужна, только когда старые системы не держат процесс. Обычно хватает связать то, что уже работает: 1С остаётся 1С, CRM остаётся CRM, а ручной перенос между ними исчезает. Если 1С старая или у системы нет API, помогает выгрузка по расписанию или промежуточный слой.

Если CRM у вас ещё нет, первым шагом будет внедрение CRM. Если нужен кабинет для клиентов или внутренний сервис, это уже веб-приложение.

Наши заявки тоже попадают в CRM без ручного переноса

Каждый лид с apri-code.com проходит через нашу Apros CRM. Заявка из формы сразу попадает в канбан сделок, lead scoring её оценивает, автораспределение назначает менеджера, Telegram присылает уведомление. Автоматизации там запускаются по событию, расписанию или вебхуку. APROS Sync синхронизирует товары и заказы WooCommerce с CRM.

Apricode — компания с офисами в Харькове и Киеве. С 2016 года мы сделали более 500 проектов. Покажите свой процесс в форме ниже, и мы разберём, что связать первым.