Servicio

Automatización de procesos que aún se hacen a mano

Cada día un gestor pasa a mano los pedidos de la web a 1C, y de ahí a la hoja del almacén. Por el camino se pierde una cifra, y usted se entera por el cliente. La automatización conecta sus programas para que los datos circulen solos y las personas solo vean las excepciones. Enséñenos su proceso y le diremos qué conectar primero.

Qué automatizamos

Conexiones entre sistemas que eliminan el trabajo manual

Encargos habituales que recibimos

  • Integración con 1C. Sincronización de productos, stock, precios y pedidos entre su sitio o tienda y 1C sin traspaso manual. Bidireccional o unidireccional, según la necesidad.
  • Conexión con pasarelas de pago. LiqPay, Fondy, PrivatBank, Monobank: webhooks, estados de pago, confirmación automática de pedidos.
  • API de Nova Poshta. Creación automática de albaranes al finalizar el pedido, seguimiento, devoluciones.
  • Integración con CRM. Solicitudes del sitio, formularios, carrito, directamente al CRM sin copiar nada. KeyCRM, Apros CRM o su propio sistema.
  • Bots de Telegram para procesos internos. Notificaciones a gestores ante nuevos pedidos, recordatorios, comandos internos. No es un chatbot para clientes, sino una herramienta para el equipo.
  • Workflows entre sistemas. Pedido en el sitio → 1C → almacén → envío → aviso al cliente → cierre de la línea en el CRM. Una sola cadena en lugar de cinco pasos manuales.
  • Conexiones a medida de su stack. Sistemas internos de la empresa y servicios de socios que tienen API. Si existe documentación, la conectamos.

Precio

Cuánto cuesta la automatización y qué incluye el precio

El precio no lo marca «la automatización en general», sino cuántos sistemas hay en la cadena y cómo se pasan los datos. Empezamos por una cadena y añadimos la siguiente cuando la primera ha demostrado su valor.

  • 01
    Una integración
    1–2 conexiones entre sistemas. Formulario del sitio → CRM, pago → estado del pedido, avisos en Telegram
    15 000 ₴ – 40 000 ₴
    $360 – $9601–3 semanas
  • 02
    Cadena de proceso
    Varios sistemas o procesos desde la solicitud hasta el envío: contabilidad, almacén, guía de envío, aviso al cliente
    60 000 ₴ – 180 000 ₴
    $1 450 – $4 3404–10 semanas
  • 03
    Mantenimiento de automatizaciones
    Mensual. Vigilamos el intercambio de datos y corregimos las conexiones cuando un servicio cambia sus reglas
    5 000 ₴ – 15 000 ₴
    $120 – $360mensual

Fijamos el importe tras analizar el proceso y el mapa de sistemas; el pago es por etapas. Una función nueva a mitad del trabajo se presupuesta aparte y se acuerda antes de empezar. Los servicios de pago de terceros (pagos, envíos, contabilidad) se abonan según sus propias tarifas.

Describir el proceso en el brief

Cómo trabajamos

Cuatro pasos — mapa de automatización incluido

  1. Análisis del proceso

    Una llamada o una reunión: describimos la cadena actual de pasos y calculamos cuánto tiempo se pierde y dónde. A menudo resulta que lo que hay que automatizar no es lo que se mencionó al principio. Entregable: lista de procesos priorizada por esfuerzo y coste de automatización.

  2. Mapa de automatización

    Esquema técnico: qué sistemas, qué APIs, dónde viven los datos, cómo deben fluir. Lo aprobamos antes de empezar el desarrollo, para no tener que rehacer nada después. Entregable: esquema de integraciones + especificación técnica + importe fijo del piloto.

  3. Piloto

    Implementamos una o dos cadenas clave, no todo el alcance de golpe. El piloto ofrece un resultado real con menos presupuesto y confirma que el enfoque es el correcto. Entregable: un piloto en funcionamiento + un resultado medible (tiempo o número de acciones manuales antes/después).

  4. Escalado

    Si el piloto confirma su valor, ampliamos a otros procesos. Si no lo confirma, se lo decimos con honestidad y nos detenemos. No alargamos un contrato por alargarlo. Entregable: informe y recomendaciones para las siguientes cadenas.

Preguntas frecuentes

Lo que preguntan antes de empezar

Analicemos el proceso

Muéstrenos su rutina — le diremos dónde está el dinero

  • 30 minutosReunión individual
  • Formato flexibleVídeo o llamada
  • Enfoque en solucionesRespuestas prácticas

Más información

Qué procesos automatizar primero y cuánto cuesta

Dónde pierde tiempo y dinero una cadena manual

Cuando las solicitudes, los pedidos o el stock se pasan a mano, la empresa pierde en tres cosas. La misma cifra vive en dos sistemas y tarde o temprano deja de coincidir. La solicitud del formulario llega al CRM al día siguiente. Y al copiarla, alguien escribe mal la dirección o el stock. La automatización elimina las tres pérdidas, porque cada cifra conserva una única fuente de verdad.

Solicitudes, pagos, albaranes y stock sin traspaso manual

La solicitud del formulario de la web entra en el CRM y el gestor recibe un aviso en Telegram. El pago con LiqPay o Fondy cambia por sí solo el estado del pedido. El pedido genera el albarán de Nova Poshta y el cliente recibe el número de seguimiento. El stock y los precios de 1C llegan a la web, y los pedidos vuelven a la contabilidad. El informe de varias hojas de cálculo se genera solo según un calendario, y la factura o el acta de servicio se crean desde la ficha de la operación.

A las personas les queda revisar las excepciones. Cuando hay que entender el contenido de una solicitud, una regla simple no basta, y ese trabajo lo hacen los agentes de IA.

Tienda, restaurante, clínica y servicios — qué se conecta en cada uno

Una tienda online necesita contabilidad, pago y envío en un solo flujo. En Gadgik el pago va por LiqPay y el envío por Nova Poshta, con un módulo propio de puntos de recogida. En Rollershop está conectado el pago a plazos con monobank y LiqPay.

La automatización de un restaurante empieza por los pedidos. Lo que el cliente pide en la web del restaurante pasa directamente a cocina, y las reservas llegan a Telegram o al correo. En el sector sanitario, la cita en la web de la clínica se conecta con Helsi. Una empresa de servicios pasa la solicitud al técnico y, terminado el trabajo, recibe el acta sin rellenarla a mano.

De qué depende el precio y por qué empezar con una sola cadena

Un escenario sencillo con 1–2 conexiones cuesta 15 000–40 000 ₴ y lleva 1–3 semanas. Una cadena de varios sistemas o procesos cuesta 60 000–180 000 ₴ y 4–10 semanas de trabajo. El mantenimiento, 5 000–15 000 ₴ al mes.

El coste de automatizar procesos de negocio depende sobre todo de cuántos sistemas hay en la cadena y de si tienen una API documentada. Después pesan el sentido del intercambio, en una dirección o en ambas, y el número de excepciones que hay que gestionar. Fijamos el importe cuando tenemos el mapa de automatización, y el pago es por etapas. Se puede empezar con una sola conexión y ver con ella si merece la pena seguir. Para recibir una estimación, basta con describir el proceso en el brief.

Primero ordenar el proceso, después automatizar

Un proceso que se hace una vez por semana en pocos minutos no merece un presupuesto serio de automatización. Un proceso diario que se lleva horas de dos personas es otra cosa. Si los pasos aún no están descritos y cada uno los hace a su manera, la automatización solo consolidará el caos. Por eso primero ordenamos los pasos.

En una empresa con varios departamentos, la automatización también empieza por una sola cadena. Piloto, medición del resultado y después la siguiente cadena. Cómo suelen recorrer las empresas este camino por su cuenta lo contamos en el artículo sobre los cinco niveles de automatización.

Cuándo basta con Zapier y cuándo hace falta una integración a medida

Casi nunca hace falta cambiar de programas. Un servicio listo como Zapier o Make basta cuando la cadena es simple y ambos sistemas lo admiten. Si su proceso es así, se lo diremos en el análisis y podrá montarlo usted mismo. La integración a medida es para conectar lo que ya funciona, gestionar excepciones o configurar un intercambio en ambos sentidos. Para una 1C antigua o un sistema sin API existe la exportación programada o una capa intermedia.

Si aún no tiene CRM, empiece por la implantación de un CRM. Un área de cliente o un servicio interno ya es trabajo de aplicaciones web.

Nuestras propias solicitudes tampoco se copian a mano

Cada lead de esta web pasa por nuestro Apros CRM. La solicitud del formulario entra directamente en el tablero de operaciones, la asignación automática elige gestor y Telegram envía el aviso. Las automatizaciones se lanzan por evento, por calendario o por webhook. APROS Sync mantiene los productos y pedidos de WooCommerce sincronizados con el CRM.

Hacemos webs y sistemas para empresas desde 2016, con más de 500 proyectos. Oficinas en Járkov y Kyiv. Enséñenos su rutina en el formulario de abajo y analizaremos el proceso juntos.